AVG

Vridos en privacywet AVG

Vridos plaatst op haar website  berichten over evenementen, wedstrijden, het behalen van kampioenschappen. Ook plaatst Vridos in een aantal gevallen  foto’s van deze activiteiten.
Volgens de AVG kan een foto ook een persoonsgegeven zijn. Wij hebben derhalve dus te maken met de AVG.
Over foto’s wordt in de AVG het volgende gezegd:
Als de persoon die op een foto voorkomt direct of indirect identificeerbaar is dan gaat het om een persoonsgegeven. Onder identificeerbaar wordt verstaan dat de identiteit zonder onevenredige inspanning kan worden vastgesteld.

Aan de leden van Vridos wordt bij aangaan van het lidmaatschap na 25 mei 2018 gevraagd of hij/zij bezwaar heeft tegen het plaatsen van foto’s op de website van Vridos als het wedstrijden, behalen van kampioenschappen e.d. betreft. Vanuit de wetgeving zijn wij verplicht om toestemming te vragen aan ouders voor het gebruik van beeldmateriaal van leden  jonger dan 16 jaar. Leden van 16 jaar en ouder moeten zelf toestemming geven.

Vridos gaat er vanuit dat u toestemming verleent voor de volgende gegevensverwerkingen:

  • Publiceren van bijvoorbeeld naam, foto’s en of filmpjes op www.vridos.nl
  • Publiceren van bijvoorbeeld naam, foto’s en filmpjes op (social) media.
  • Mij benaderen voor activiteiten binnen de vereniging
  • relevante gegevens verstrekken aan leiding en trainers t.b.v. organisatie training en wedstrijden
  • relevante gegevens verstrekken aan de desbetreffende overkoepelende sportbond
  • relevante gegevens verstrekken aan leveranciers ten behoeve van sportkleding
    Indien u niet akkoord wenst te gaan dan kunt u dit aangeven door ondertekening van dit formulier. Wij zullen dit
    dan vastleggen in ons systeem. Indien er beeldmateriaal wordt verzameld tijdens evenementen, wedstrijden of
    sponsorevenementen vragen wij u om direct aan te geven dat u geen toestemming verleent.

Op de foto’s van een evenement die Vridos publiceert staan vaak veel personen. Dat is ook het doel van het maken van de fotoreportage. Het is een verslag van de gebeurtenis om betrokkenen maar ook andere leden achteraf deel te laten zijn van het evenement.
Uit de reacties van leden en mensen die Vridos een warm hart toedragen  is in de afgelopen  jaren gebleken dat deze reportages zeer gewaardeerd worden.
Over foto’s wordt in de AVG ook gezegd dat van elke persoon die op de foto voorkomt een toestemming nodig is voor het plaatsen er van. Een uitzondering hierop echter is als de foto’s geplaatst worden voor journalistieke doeleinden zoals het vastleggen van evenementen door fotografen of kranten.

Vridos beschouwt het plaatsen van fotoreportages van een evenement als een journalistieke taak en zal derhalve niet aan iedere persoon die vastgelegd wordt tijdens een evenement apart toestemming vragen alvorens de foto gemaakt (en geplaatst) wordt. Dit is ten eerste niet te doen maar zal ook ten koste gaan van de spontaniteit van de foto.

Echter ….

We hebben er alle begrip voor als u niet wilt dat uw foto tijdens een evenement op de website geplaatst wordt. Als u niet op de foto vastgelegd wilt worden dan kunt u dat van te voren aan ons melden door even een mail te sturen of door ons tijdens het evenement aan te spreken.
Als u niet in de gelegenheid bent geweest om dit van te voren kenbaar te maken dan kunt u ook altijd achteraf verzoeken om een foto weer te laten verwijderen. Dit kan ook door een email te sturen aan de webbeheerder. Omschrijft u  bij het verwijderverzoek altijd duidelijk de foto zodat wij weten om welke foto het gaat.

De AVG verplicht een vereniging ook een verwerkingsregister persoonsgegevens op te stellen.  Het verwerkingsregister geeft aan welke gegevens Vridos gebruikt, wie deze gegevens muteert en/of in kan zien en de reden van dit gebruik en/of inzage.

Tot slot zijn in de Algemene Leden Vergadering van 25 september 2018  aan de leden een aantal mededelingen gedaan en er zijn een aantal generiek te nemen besluiten vastgesteld. Zowel het verwerkingsregister als de ALV-mededelingen en besluiten staan vermeld op de website.

Constateert u op andere plekken op de website zaken die volgens u niet in orde zijn volgens de regels van de AVG, mailt u ons dan ook dan bekijken wij welke maatregelen we kunnen treffen.

Verwerkingsregister V3

WAT HOE TRUE WIE MUTEERT WIE HEEFT INZAGE REDEN
naam digitaal ledenadministratie ledenadm,penningm.,secr. voltallig bestuur +comp.leider inzage in alle gegevens ledenadm.
adres, digitaal ledenadministratie ledenadm,penningm.,secr. voltallig bestuur+comp.leider inzage in alle gegevens ledenadm.
woonplaats digitaal ledenadministratie ledenadm,penningm.,secr. voltallig bestuur+comp.leider inzage in alle gegevens ledenadm.
geb.datum digitaal ledenadministratie ledenadm,penningm voltallig bestuur inzage in alle gegevens ledenadm.
naam+geb.datum digitaal ledenadministratie ledenadm,penningm trainers indeling lesuren
digitaal sportbonden indeling competities
digitaal afdelingscommissies indeling scheidsrechters, afdelingsactiviteiten e.d.
factuuradres digitaal ledenadministratie ledenadm,penningm. voltallig bestuur innen contributie
digitaal voltallig bestuur inzage in alle gegevens ledenadm.
sportafdeling digitaal ledenadministratie ledenadm,penningm. voltallig bestuur inzage in alle gegevens ledenadm.
naam+sportafdeling digitaal afdelingsbestuurder afdelingsbestuurder trainers indeling lesuren
iva-soc.hyg. digitaal ledenadministratie secretaris voltallig bestuur bardiensten kantine sporthal
fysiek sportkantine secretaris leden met iva-diploma bardiensten kantine sporthal
vog digitaal ledenadministratie secretaris voltallig bestuur nagaan onbesproken gedrag leiding
foto’s digitaal website,soc.media,Flickr webbeheerders openbaar journalistieke vrijheid
naam+kledingmaat digitaal afdelingsbestuurder afdelingsbestuurder leveranciers/relaties ivm bestellen/bedrukken kleding
e-mailadres digitaal ledenadminstratie ledenadm,penningm.secr voltallig bestuur uitnodigen ALV, nieuwsbrief e.d.
digitaal afdelingsbestuurders info lesuren,
digitaal trainers/competitieleiders info mbt training/competitie e.d.
digitaal afdelingscommissies indeling scheidsrechters, afdelingsactiviteiten e.d.
tel.nummer digitaal ledenadministratie ledenadm.penningm,secr voltallig bestuur mogelijkeid tot oproepen in spec.gelegenheden
digitaal trainers/competitieleiders mogelijkeid tot oproepen in spec.gelegenheden
gegevens oud-leden digitaal ledenadministratie ledenadm. voltallig bestuur verenigingshistorie, jubileum
digitaal belastingsdienst
infoschema’s digitaal website, FB afdelingsbest.+webbeheerder openbaar bardiensten, wedstr.schema
naam+tel bestuursleden digitaal website webbeheerders openbaar bereikbaarheid/calamiteiten

Tijdens de ALV van 25 september 2018 zijn, onder agendapunten 7 en 8  de onderstaande mededelingen gedaan en besluiten door de leden genomen.

Agendapunt 7. van ALV 25 september 2018

AVG

De nieuwe wet  met betrekking tot de privacy vraagt van bedrijven en verenigingen een nieuwe manier van (ver)werken van gegevens van de leden. Leden hebben recht om te weten welke gegevens worden gebruikt en waarvoor deze worden gebruikt. Ook zijn er regels m.b.t. het maken/gebruik/vertonen van foto’s.

De secretaris, Koos Beentjes, geeft aan dat zij zich heeft laten voorlichten en adviseren over wat dat voor Vridos betekent. Hieruit kwam naar voren dat over een aantal punten het voldoende is de leden van Vridos te informeren en met een aantal punten zullen de leden akkoord moeten gaan. Dit akkoord mag een generiek akkoord zijn, dus het akkoord van de leden bij een ALV is dan voldoende.

 AVG-mededelingen

De secretaris deelt de volgende punten mee:

  1. Op de website kom een overzicht te staan van persoonsgegevens die Vridos gebruikt, hierbij wordt ook aangegeven wie deze gegevens gebruikt. Dit wordt een verwerkingsregister genoemd.
  2. Ouders/verzorgers van jeugdleden zullen apart benaderd worden voor goedkeuring van het vastleggen en gebruik van NAW-gegevens en foto’s.
  3. Gegevens worden verstrekt aan sportbonden t.b.v. lidmaatschap sportbonden. Als men dit niet wil, kan men geen lid van Vridos worden. Elke sportbeoefenaar wordt namelijk lid gemaakt van de betreffende sportbond.
  4. Met UNIT-4 (leverancier van ons automatiseringsprogramma van de Ledenadministratie) is een verwerkingsovereenkomst afgesloten.

Agendapunt 8. van ALV 25 september 2018

AVG-zaken waarvoor de ALV een generiek akkoord af kan geven. Dit akkoord geldt voor leden boven 16 jaar

  1. Het delen van gegevens met leveranciers/relaties. Als voorbeeld: Een leverancier levert shirts bedrukt met de naam van de speler. Op dat moment wordt maat en naam van een Vridoslid gedeeld met de leverancier.
  2. Het bewaren van NAW-gegevens van leden om de Vridos-historie te bewaren en eventuele reünies mogelijk te maken.
  3. Het mogen maken van foto’s en verslagen van wedstrijden, evenementen etc. om dit te kunnen plaatsen op website en in nieuwsbrieven. En deze foto’s en verslagen mogen bewaren t.b.v. Vridos-historie.

De ALV gaat akkoord met de punten 1 t/m 3 genoemd onder agendapunt 8.